Gode råd om fundraising
Nyheder

Skriv en skarp fondsansøgning

I har researchet, idekvalificeret projektet og fundet en række relevante fonde og puljer. Nu skal I skrive en kort og præcis ansøgning, der vil få bevillingsgiveren til at fatte sympati for dit projekt. 


Af Lene Kjældgaard, Haderslev Stift.

Introduktion til fondsansøgningen

Der er forskel på ansøgninger og forskel på fonde. En ansøgning om støtte til et diakoniprojekt til 300.000 kr., der skal styrke udvalgets arbejde med sårbare grupper, vil være anderledes end en ansøgning, hvor der søges et mindre beløb på 20.000 kr. til f. eks. en foredragsrække på Løgumkloster Refugium. 

Derfor er det vigtigt, at I i jeres ansøgning tager stilling til, hvad der er relevant at have med, og undlade det, der ikke giver mening. Husk også, at der oftest følger et fysisk eller digitalt ansøgningsskema med, når I søger midler hos de store fonde og puljer, som har hver deres retningslinjer for, hvad der skal med i en ansøgning til deres fond eller pulje. Søger du en fond, der har en ansøgningsportal eller et ansøgningsskema på sin hjemmeside, skal du udfylde og indsende det.

Søger I derimod et beløb hos en mindre, lokal pulje eller mellemstor fond, der ikke har en fast ansøgningsprocedure, kan I her få en række tips til, hvad I skal lægge vægt på i en ansøgning og forslag til bilag som en del af ansøgningen. I kan også vedlægge et følgebrev på maks. 1 side, hvor I kort og konkret præsenterer projektet.

Se skabelon til følgebrev.

Lad dig ikke stoppe af et afslag. Tag kontakt til fonden, medmindre du på forhånd allerede ved, at den ikke giver begrundelser for afslag, og hør, hvorfor dit projekt blev valgt fra. Måske havde du ikke overholdt de formelle krav i et ansøgningsskema eller en tidsfrist. Måske var dit ansøgningsmateriale sjusket, ideen bag var ikke tilstrækkelig nytænkende eller der manglende synlig, lokal opbakning til projektet. Brug feedbacken til at tilrette dit projekt og søge igen.

Fokuser på

Det rigtige match mellem projektets formål og fondens formål er afgørende for, hvor langt I kommer med ansøgningen. Sørg for at vise, at I forstår fondens værdier, formål og bevillingspolitik, og dens krav til jer og jeres projekt. Vær opmærksom på, at nogle (primært mindre) fonde skifter tema hvert eller hvert andet år, mens andre får ny vision eller indgår i et samarbejde med andre fonde i en periode.   

Ligesom en arbejdsgiver, der modtager jobansøgninger, sidder fonden typisk med langt flere ansøgninger, end den vil kunne tilgodese. Derfor skal bestyrelsen hurtigt kunne læse og forstå beskrivelsen af dit projekt. Skriv derfor kort og præcist, men selvfølgelig også fyldestgørende. Ofte ved fonden ikke, at projektet eller I som projektejere overhovedet eksisterer, hvilket formål og hvilke aktiviteter I har. Husk derfor at se jeres projekt udefra med en dækkende beskrivelse af formålet, dagligt virke og målgruppen. Det er vigtig information, som ikke er kendt af fonden i forvejen.

Generelle ansøgningspunkter

Har fonden sit eget ansøgningsskema, udfylder I det. Skriver du i stedet til en fond, der ikke har en standard skabelon, vil en ansøgning typisk består af nedenstående dokumenter. 

Bemærk, at søger I en mindre, lokal fond, vil et kort følgebrev og et budget ofte være tilstrækkeligt materiale. 

Søg evt. råd hos stiftets kommunikationskonsulent, Lene Kjældgaard, for en konkret vurdering af, hvor omfattende lige netop jeres ansøgningsmateriale bør være. 

  1. Projekttitel
    En forklarende overskrift, som i kort form beskriver, hvad ansøgningen handler om.
  2. Udvalgets eller kirkens navn
    Det skal være let for modtageren af ansøgningen at kontakte ansøger enten telefonisk, e-mail eller pr. brev. Skriv derfor disse oplysninger øverst i brevet. Den person, der underskriver ansøgningen, skal kende projektet godt, og skal kunne svare på de spørgsmål, som fonden eventuelt stiller, når ansøgningen behandles.
  3. Navn og adresse på modtager
    Tjek, at I er ved at sende til den rigtige fond, og ikke genbruger en tidligere ansøgning til en anden fond.
  4. Resume
    Opsamlende resume af projektet, som fungerer som en appetitvækker, og giver modtageren et overblik over projektets grundlæggende indhold. Her skal I kort nævne, hvorfor projektet er støtteværdigt - hvilket problem skal det løse?
  5. Beskrivelse af udvalget eller kirken
    Modtageren skal have en forståelse af, hvem I er. I kan give en kort grundlæggende information om jeres aktiviteter, og hvilket formål I arbejder for.
  6. Projektets formål
    Her skal I give fonden et klart indtryk af, hvad det er, I vil. Vær konkrete, når I beskriver formålet med projektet, og husk at være tydelig, når I perspektiverer projektet - hvorfor er det relevant i en større eller i en lokal sammenhæng? 
    I kan henvise til en uddybende projektbeskrivelse i bilagslisten.
  7. Målgruppen
    Hvem kommer projektet til gode? Er der flere målgrupper, herunder primære og sekundære? Hvor mange får glæde af projektet? Hvad betyder projektet f. eks. for den lokale menighed, sammenhængskraften i landsbyen eller den musiske dannelse af børn og unge?
  8. Realisering af projektet
    Kort og konkret beskrivelse af projektets aktiviteter hvordan har planlagt, at aktiviteterne skal finde sted. Benyt gerne en tidsplan med begyndelse og afslutning på de forskellige aktiviteter, og/eller beskriv milepæle for aktiviteterne, så I viser, at I har gennemtænkt projektet, kan lede en proces, og har styr på, hvordan pengene skal bruges.
  9. Det ansøgte beløb
    Undersøg den pågældende fonds beløbsramme og søg om et realistisk beløb ved at tjekke, hvad fonden tidligere har bevilliget, så I ikke skyder for højt eller lavt. Find oplysninger om tidligere bevillingsmodtagere og beløb i årsrapporter eller andetsteds på hjemmesiden.
  10. Øvrige bevilligede midler og egenfinansiering 
    Vær ærlige og transparente, og skriv, om I har søgt eller modtaget støtte fra anden side. At vise, der allerede er blevet bevilliget penge, kan virke som en "blåstempling" af projektet i forhold til andre fonde. Husk også at redegøre for jeres egenfinansiering, der som regel skal udgøre omkring 20% af projektets samlede omkostninger. Her er det også vigtigt at værdisætte den usynlige økonomi, som f. eks. kan være frivilligtimer, egne lokaler, egen projektledelse m.m.

Bilagsliste

Hjælp modtageren ved at nummerere bilagene, og send kun de relevante bilag. Ingen orker at læse 300 siders bilag.

  1. Budget- og finansieringsplan
    Budgettet er et kernedokument, som I altid skal udarbejde. Det skal fremgå, hvilke udgifter projektet indebærer, og hvordan I vil anvende midlerne. Hjælp gerne læseren ved at opdele budgettet i f.eks.: Anskaffelser (f.eks. IT-udstyr, redskaber, møbler), Drift (f.eks. husleje, bygninger, aktivitetsmidler m.m.), Formidling (plakater, PR-arbejde) og Løn. Husk altid at skrive, hvad I selv bidrager med i form af egenfinansiering, hvad enten det er penge fra egne kasser, lokaler, bistand til dele af arbejdet, faciliteter eller udstyr som kommune eller andre har stillet til rådighed for projektet.
    Hent en skabelon til budget- og finansieringsplan.
  2. Projektbeskrivelse
    En uddybende projektbeskrivelse med formål, målsætninger, evt. delmål, og en tidsplan, der beskriver projektets start og afslutning. Er det en stor fond og et stort projekt, vil der ofte være krav om evaluering. Er det tilfældet, så beskriv måden, I vil evaluere/vise resultatet på. Beskriv også gerne projektets bæredygtighed efter endt finansieringsperiode - hvordan kan projektet eller resultaterne leve videre eller komme målgruppen til gavn? Hvad er de afledte/nyskabende effekter, som projektet måtte have på det omliggende samfund?
    Hent en skabelon til en projektbeskrivelse.
  3. Evt. støttebreve
    Er der andre end jer, der tilkendegiver, at projektet er en god ide, vil det højne jeres troværdighed og gøre det tydeligt, at der er lokal opbakning til projektet. Derfor kan det være en god ide at indhente udtalelser fra samarbejdspartnere eller andre aktører i lokalsamfundet, som har interesse og gavn af det, I vil med projektet. Det kunne f. eks. være den lokale skoleleder, borgmesteren, borgerforeningen, museet, boligforeningen ved siden af jeres kirke eller kommunens bosætningskoordinator eller integrationskonsulent.
  4. Evt. tegninger, skitser eller billedmateriale
    Har I indhentet f. eks. tilbud, overslag, tilladelser eller arkitekttegninger, så husk at vedlægge bilagene i ansøgningen.
  5. Evt. fagudtalelser
    Har I indhentet en fagudtalelse fra orgelkonsulenten, kgl. bygningsinspektør eller en anden fagkilde, så vedlæg dette i ansøgningen.
Fakta (klik på + for at åbne)

Før ansøgningen skrives

  • Er projektets hensigt i overensstemmelse med støtteyderens formål?
  • Er der nogen absolutte krav vedrørende målgruppe, deltagere osv.? A. Hvis ja, hvilke? B. Opfylder projektet kravene? Hvis ikke, skal der findes en anden støtteyder.
  • Har organisationen tidligere modtaget støtte fra bidragsgiveren? A. Hvis ja, er der fremlagt slutregnskab for tidligere bevilget støtte? Hvis ikke, find en anden bidragsgiver eller få afleveret slutregnskab.
  • Har støtteyderen særlige ansøgningsfrister? A. Hvis ja, hvornår falder disse?
  • Hvornår tager støtteyderen beslutning om bevilling af støtte?
  • Forlanges der samarbejdspartnere? A. Hvis ja, hvor mange, og hvordan etablerer organisationen kontakterne? B. Påvirker dette projektets tidsplan?
  • Er projektets tidsplan stadig realistisk? Hvis nej, udarbejdes der en ny tidsplan for projektet. Vent evt. med at indsende ansøgningen til næste ansøgningsfrist.
  • Er der undtagelser - nogle formål, som støtteyderen ikke giver støtte til? A. Hvis ja, hvad er det for undtagelser? B. Har de nogen betydning for finansieringen af projektet? C. Hvis ja, på hvilken måde?
  • Har støtteyderen et maksimumbeløb for bevilget støtte? A. Hvis ja, hvor stort er det? B. Hvor store beløb uddeler støtteyderen gennemsnitligt?
  • Forlanges der egen indsats? A. Hvis ja, hvor stor skal indsatsen være, og hvordan skal organisationen finansiere indsatsen?
  • Hvordan udbetales støtten - i rater eller når projektet er afsluttet?
  • Påvirker dette organisationens økonomi? A. Hvis ja, på hvilken måde?
  • Er projektbudgettet stadig realistisk? Fortsæt enten til ansøgningsformularen eller revider budgettet og projektets ambitionsniveau.

Kilde: Nordisk Kulturfond.

Fakta (klik på + for at åbne)

Tjekliste til den gode fondsansøgning

Den gode ansøgning er målrettet, præcis og fokuserer på match mellem fond og projekt. I ønsker at løse en opgave, der kommer samfundet til glæde og gavn - og fonden kan hjælpe med at forløse jeres formål ved at bevillige midler, så I med jeres aktiviteter vil kunne realisere samarbejdet og projektet. 

 

Den gode ansøgning er tillidsvækkende

Det er vigtigt for bevillingsgiver, at de har tillid til, at I kan gennemføre aktiviteterne som angivet, herunder at midlerne anvendes forsvarligt, og I kommer i mål med projektets målsætninger. Skriv, hvem der deltager i projektet, og hvorfor de har kompetencerne til at realisere projektet.

Vær ærlig omkring evt. udfordringer, før eller under processen, hvor I skal eksekvere projektet. Og husk at skrive, hvilke andre fonde I søger, for hvilket beløb, og hvad I evt. allerede HAR fået bevilliget.  

 

Den gode ansøgning løser et problem

Det støtteværdige projekt løser en almennyttig samfundsopgave. I skal vise, der er et behov for jeres projekt, og gøre jer umage med at beskrive, hvordan projektet kommer samfundet til gode. Husk gerne at dokumentere jeres udsagn ved brug af f. eks. rapporter, undersøgelser eller tal, der understøtter jeres påstand. Det kan både være dokumentation fra kirkelige kilder som FUV eller Kirkeministeriet, men det kan også være et politisk udspil eller FN´s 17 Verdensmål.


Der er forskel på at synes, at der er behov for projektet - og vide, at der er behov for det, i form af undersøgelser fra eksperter, organisationer, samarbejdspartnere, udtalelser fra målgruppen, statistiskker, eller erfaringer med lignende projekter.

 

Den gode ansøgning er velskrevet

Den gode fondsansøgning er skrevet i et letforståeligt dansk, hvor I undgår fagsprog eller indforstået kirkesprog. Hav fokus på jeres fælles sag: Hvad er fonden sat i verden for (fundatsen), og hvordan taler jeres projekt ind i den vision? Skab gerne billeder og historier med jeres ansøgning, så I både taler til fornuften og hjertet i bestyrelsen, og jeres historie og projekt bliver svært at modstå.